Von Lars Schreiner
KI-Unterstützung für Ihren Posteingang & Ihre Angebote
Pilotprojekt für Handwerksbetriebe im Rhein-Main-Gebiet
Ausgangslage
Anfragen kommen abends und am Wochenende
Was es tut
Mehr als Angebote: Ihr Postfach arbeitet mit
Sortieren
Sortiert eingehende Anfragen automatisch nach Dringlichkeit und Thema. Was es nicht sicher zuordnen kann, legt es Ihnen zur Sichtung hin.
Morgenübersicht
Eine kurze Übersicht: was neu ist, was dringend ist. Sie müssen nicht jede Mail einzeln öffnen.
Angebotsentwurf
Schreibt auf Wunsch einen ersten Entwurf aus Ihrer eigenen Preisliste und Vorlage. Die Summen rechnet ein festes Programm, nicht die KI.
Wissenskatalog
Für wiederkehrende Kundenfragen schlägt das System Antworten aus einem Katalog vor, den wir gemeinsam aufbauen. Sie geben frei.
Sie prüfen und verschicken. Nichts läuft ungeprüft raus.
Was Studien zeigen
Schnelle Antworten helfen, und KI hilft beim Schreiben
höher war die Chance auf ein echtes Gespräch, wenn ein Betrieb binnen einer Stunde auf eine Online-Anfrage reagierte statt erst eine Stunde später.1
erledigten Fachleute Schreibaufgaben mit KI-Unterstützung, die Qualität lag dabei 18 % höher.2
der Handwerksbetriebe in Deutschland nutzen bisher KI. Rund 9 von 10 sagen: Kunden erwarten zunehmend individuelle Angebote.3
Das sind Studien zu ähnlichen Aufgaben, keine Zusage für Ihren Betrieb. Was es bei Ihnen bringt, messen wir im Pilot.
1 Oldroyd, McElheran, Elkington, Harvard Business Review, 2011: 1,25 Mio. Online-Anfragen bei 42 US-Firmen, Beobachtungsdaten.
2 Noy & Zhang, Science, 2023: Experiment mit 453 Fachkräften in den USA, Schreibaufgaben von 20–30 Minuten.
3 Bitkom Research, „Digitalisierung des Handwerks“, 2025: Telefonbefragung von 504 Handwerksbetrieben, S. 13 und 22.
Ihre Daten
Wie Ihre Daten verarbeitet werden
Stellen Sie sich einen zusätzlichen Büro-Helfer vor, der nur das tut, was Sie ihm erlauben.
Ihr Server
Das System läuft auf einem kleinen Server bei einem deutschen Anbieter, auf den Namen Ihres Betriebs. Mailtexte bleiben dort höchstens 7 Tage zur Fehlersuche und werden dann automatisch gelöscht.
Die KI
Zum Sortieren und Formulieren geht der Mailtext an einen KI-Dienst im Geschäftskundentarif, zum Beispiel Claude (Anthropic) oder Gemini (Google). Laut Anbieter wird er nicht zum Training genutzt.1 Über Google Cloud oder Amazon ist die Verarbeitung in der EU möglich, bei Anthropic direkt auch in den USA (EU-Standardverträge). Anbieter und Region legen wir vor dem Start gemeinsam fest.
Nachvollziehbar
Jeder Schritt steht in einem Protokoll: welche Mail wie einsortiert wurde und warum, aus welchen Preislisten-Positionen ein Entwurf entstand. Bei einem Fehler geht ein Alarm ohne Mailinhalt an mich. Das Protokoll enthält keine Mailtexte, nur Verweise auf die Mail in Ihrem Postfach. Es liegt auf Ihrem Server, und Sie legen fest, wie lange es aufbewahrt wird.
Ihre Konten, Ihre Verträge
Server und KI-Konto laufen von Tag 1 auf Ihren Namen. Mit beiden Anbietern schließen Sie deren Datenschutzvertrag, beim Server-Anbieter im Kundenkonto, ich zeige Ihnen wie. Weil ich zur Betreuung Zugriff habe, schließen Sie auch mit mir einen solchen Vertrag. Abschalten geht jederzeit: Zugang entziehen, dann läuft nichts mehr.
Vor dem ersten Einsatz: Wir ergänzen Ihre Datenschutzhinweise um diesen Ablauf. Ich empfehle, den Aufbau einmal von einer Datenschutz-Fachperson prüfen zu lassen.
1 Anthropic, Commercial Terms und Privacy Center (Stand 2026): keine Nutzung zum Training, Löschung binnen höchstens 30 Tagen, außer bei Missbrauchsverdacht oder gesetzlicher Pflicht. Google Cloud, Vertex AI Data Governance (Stand 10/2026): kein Training ohne Ihre Zustimmung. Amazon Bedrock (Stand 10/2026): Daten gehen nicht an den Modellanbieter; manche neuere Modelle speichern bis zu 30 Tage zur Prüfung durch Amazon.
Ansprechpartner
Warum ich, und nicht eine anonyme Software-Firma
Ich arbeite seit über 10 Jahren beruflich mit Daten und Auswertungen.
Ich kenne beide Seiten: Bei meiner eigenen Haussanierung war ich Kunde, im Austausch mit Handwerksbetrieben lerne ich Ihre Seite kennen.
Persönlicher Ansprechpartner, kein Callcenter, keine Ticket-Warteschlange.
Der Pilot bei
Wir fangen mit dem an, was Sie im Büro am meisten Zeit kostet
Gemeinsam wählen wir den wiederkehrenden Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Meistens ist das die Anfragen- oder Angebotsbearbeitung.
bis der Pilot startklar ist
abhängig vom Umfang, vorher fest vereinbart. Festpreis ohne Umsatzsteuer: Als Kleinunternehmer berechne ich nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer.
Ich schaue in dieser Zeit mit drauf und passe nach. Danach entscheiden Sie: selbst weiterbetreiben oder Betrieb und Wartung durch mich als fester Monatsbetrag, vorab vereinbart.
Dafür brauche ich von Ihnen: Ihre Angebotsvorlage, Ihre Preisliste und eine Freigabe für den Anfragen-Eingang, die Sie jederzeit widerrufen können.
Laufende Kosten für Server und KI-Dienst: Betreiben Sie selbst, zahlen Sie sie direkt an die Anbieter und sehen sie jederzeit. Übernehme ich den Betrieb, rechne ich sie mit ab oder sie laufen weiter direkt über Ihre Konten, wie Sie möchten.
Die Ansicht im Video ist eine Demo an einer Beispielfirma. Im Pilot arbeitet das System in Ihrem vorhandenen Postfach mit Ihren Vorlagen.
* Rund 2 Wochen, sobald Angebotsvorlage, Preisliste und die Freigabe für den Anfragen-Eingang vorliegen.
Was wir im Pilot messen
Vorher und nachher, an Ihren eigenen Zahlen
Während der rund 2 Wochen Aufbau halten wir fest, wie es heute läuft. Im Mitbetrieb messen wir dasselbe noch einmal.
Zeit bis zur ersten Rückmeldung
Stunden vom Eingang einer Anfrage bis zur ersten Antwort an den Kunden. Das lese ich aus Ihrem Postfach ab.
Minuten pro Angebot
Wie lange ein Angebot vom Lesen der Anfrage bis zum Versand dauert. Das notieren Sie bei einigen typischen Fällen.
Nachbesserungen
Wie oft Sie einen Entwurf oder eine Sortierung korrigieren mussten. Das steht im Protokoll.
Kein Zielwert vorab. Sie sehen am Ende, was sich verändert hat, und entscheiden auf dieser Grundlage.
Demo ansehen & Kontakt
Interesse an einem unverbindlichen Gespräch?
Ein zehnminütiges Video zeigt das System live an einem Beispielbetrieb.
Rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir.
Lars Schreiner · Wingertsweg 3 · 64380 Roßdorf